JAMIX Keittiöjärjestelmä

Tiedonhallinta on Antellille keskeinen hyöty keittiöjärjestelmän käytöstä

AntellHenkilöstöravintoloistaan valtakunnallisesti tuttu Antell on ollut JAMIXin asiakas jo vuodesta 1998. Käytössä on monipuolisesti erilaisia ohjelman ominaisuuksia. ”Pääkäyttäjillä käytössä on RUOKA- ja VARASTO-osiot, sekä vuoden 2021 alusta myös BI-raportit ja CO2-laskuri” kertoo Antellin kehityspäällikkö Tanja Valtonen. Ohjelmaa käyttävät ketjun ravintolat, sekä tuotekehitys ja pääkäyttäjät.

”Tietojen esittäminen on sujuvaa JAMIX-ohjelmalla”

JAMIX-ohjelman ylläpidosta huolehdittiin Antellilla pitkään muiden töiden ohella, mutta nyt ohjelman käyttöä halutaan viedä aktiivisesti eteenpäin ja yritykseen on palkattu erityisesti JAMIX-asioista vastaava henkilö.

”Yleinen digitalisaatio ajaa kehitystä eteenpäin ja lisäksi elintarvikelaki edellyttää toimintoja, joiden esittäminen on sujuvaa JAMIX-ohjelmalla” kertoo Tanja Valtonen ohjelman käytön taustoista. ”Erityisruokavaliomerkinnät, allergeenit ja ravintoarvotiedot saadaan helposti esille ohjelman kautta, mikä osaltaan auttaa tuoteturvallisuuden varmistamisessa.”

Kuluttajien mielenkiinto ja tietoisuus elintarvikkeista on lisääntynyt ja tämä korostuu myös kuluttajien odotuksissa ja vaatimuksissa. ”Reseptiikan hallinta ohjelman avulla auttaa myös laadun varmistamisessa tasalaatuisuuden hallinnan työkaluna.”

”Tietysti kustannusnäkökulmakin on vaikuttanut siihen, että ohjelman käyttöön halutaan panostaa”, kertoo Valtonen. Esimerkiksi ravintolatoimintojen kustannusten hahmottaminen helpottuu, kun ohjelmasta saadaan tietoja kootusti. Vuoden 2021 aikana Antellin ravintoloissa aloitetaan myös ostotilausten tekeminen suoraan JAMIX-ohjelman kautta.

Ohjelma tarjoaa tietoa kaikille käyttäjille

Ohjelman sujuva käyttö edellyttää luonnollisesti tietoteknistä perusosaamista, huomauttaa Valtonen. Kun ohjelmaa käyttää säännöllisesti ja aktiivisesti, tulee ohjelman toimintalogiikka tutuksi ja käyttökin nopeutuu.

Ohjelman kautta saadaan dataa ravintolatoiminnan taustalta ja tiedot myös säilyvät ohjelmassa, josta ne saadaan helposti esille taas tarvittaessa. Konkreettinen esimerkki on vaikkapa siirtyminen käsin täytettävistä päiväkirjoista digitaaliseen maailmaan. Enää ei myöskään tarvitse skannailla ruutupapereilla olevia ohjeistuksia ravintoloille lähetettäväksi, vaan tiedon jakaminen on helppoa. ”Lisäksi ohjelman avulla pystyn vaivattomasti seuraamaan, mitä kentällä eri yksiköissä tapahtuu”, kuvailee Tanja Valtonen ohjelman käytön hyötyjä.

JAMIX-tukipalvelut hyödynnetty laajasti

”JAMIX-käyttötuesta on aina haastavissa paikoissa saatu tarvittava apu ja ehkä vähän enemmänkin.” Käyttötuki on avoinna arkisin ohjelman pääkäyttäjälle ja teknisille yhteyshenkilöille. Laajempien asiakokonaisuuksien käsittelyä varten Antellilla järjestetään koulutuksia tarpeen mukaan.

Antellilla on lähes sata ravintolaa ympäri Suomen. Järjestelmän kouluttaminen isommalle joukolle etäyhteydellä on haastavaa ja koulutuksissa pyritäänkin suosimaan kontaktiopetusta, silloin kun se vain on mahdollista. ”Varasto-osion käyttöönoton alkaessa koulutusten suunnittelu tehdään huolellisesti”, kertoo Valtonen. Koulutukset pyritään myös pilkkomaan pienempiin osiin, jolloin eri tasoisetkin käyttäjät pääsevät helpommin mukaan.

JAMIX-etäpääkäyttäjäpalveluna Antell on hankkinut esimerkiksi tietokannan ylläpitoon liittyviä töitä. Pääkäyttäjäpalvelun käyttö nopeuttaa projektiluontoisten tehtävien loppuun saattamista. Näin säästetään työaikaa sellaisiin tehtäviin, joiden ulkoistaminen ei ole mahdollista ja usein työ myös etenee nopeammin kuin omilla resursseilla tehtynä. Valtosen mukaan yhteistyö pääkäyttäjäpalveluun on ollut sujuvaa ja työtehtävät on hoidettu sovitusti.

IT-järjestelmien rooli tulee olemaan suuri ravitsemisalan tulevaisuudessa

Digitalisaation eteneminen ravintola-alalla tulee jatkumaan ja kaiken tiedon tulee olla nopeasti saatavilla. Kuluttajat haluavat tietoja muun muassa tuotteen alkuperästä, sisällöstä ja ilmastovaikutuksista. ”Ruoka puhuttaa ja tietoisuus on kasvava trendi, johon alan toimijoiden pitää pystyä vastaamaan.”

”IT-järjestelmien rooli alan tulevaisuudessa on ilmeisen suuri. Sukupolvi, joka on kasvanut järjestelmien käyttöön, ei osaa elää ilman niitä.” Myös käyttöoikeuksien hallinnalla on suuri merkitys, koska monet arkikäytössä tarvittavat tiedot ovat yksittäisten henkilöiden takana, Valtonen muistuttaa.

Konkarin vinkit uudelle JAMIX-asiakkaalle

”Ohjelmaa hankittaessa, selvittäkää ensin tarkkaan oma tarpeenne ­– mihin ohjelmaa teidän yrityksessänne aiotaan käyttää. Tämän jälkeen on varmistuttava, että resursseja on varattu riittävästi järjestelmän käyttöä varten” neuvoo Tanja Valtonen

Mikään järjestelmä ei pyöri itsekseen. Sujuva toiminta edellyttää henkilön, joka perehtyy asiaan ja jolla on aikaa toimia ja keskustella järjestelmän kanssa, tietää Valtonen. ”Asiakkuus vaatii puolin ja toisin – jos asiakas ei ole vastaanottavainen ohjelman uusille ominaisuuksille, eivät ne itsestään rakennu osaksi heidän toimintaansa.”


Tarja Hämäläinen Timo Martin Omnia - JAMIX kokemuksia

Yhteiset ruokaohjeet ja toimintatavat ohjaavat arkea Omniassa

Kuvassa Omnian palvelupäällikkö Tarja Hämäläinen ja ruokapalvelukoordinaattori Timo Martin

Omnia

JAMIX-ohjelmat ovat olleet käytössä Espoon koulutuskuntayhtymä Omniassa jo vuodesta 2003. Alkuun JAMIX oli käytössä opetuspuolella. Ruokapalveluissa sen käyttö aloitettiin vuonna 2006. Opetus ja ruokapalvelut hyödynsivät ohjelmaa pitkään itsenäisinä yksiköinä erillisissä tietokannoissa. Vuonna 2019 tietokannat yhdistettiin ja ohjelman käyttöä alettiin laajentaa uusien ominaisuuksien myötä. Tässä yhteydessä oli luontevaa jatkaa järjestelmän käyttöä puhtaalta pöydältä ja se tehtiin käyttöönottoprojektin avulla.

Ohjelma monipuolisesti mukana keittiön arjessa

Omnialla pääkäyttäjät luovat yhteisen ruokalistan, johon keittiön esimiehet muokkaavat omat annosmääränsä ja annoskokonsa sekä tulostavat ruokaohjeita työntekijöiden käyttöön. ”Kun keittiöillä on monikielistä ja kansainvälistä henkilökuntaa, on tärkeää, että esimiehet ottavat vastuun ohjaamisesta ja käytetään yhteisiä ruokaohjeita ja toimintatapoja.”, kertoo Omnia Ruokapalveluiden päällikkö Tarja Hämäläinen, ja jatkaa: ”Näin tehtäväkierto tai tuuraukset on helppo toteuttaa arjessa.”

Omnialla hyödynnetään jo aktiivisesti JAMIX MENU -palvelua, jonka avulla ruokalistat on helppo julkaista suoraan järjestelmästä nettiin tai mobiilisovellukseen loppuasiakkaita varten. Jokainen keittiö Omnia Ruokapalveluilla julkaisee omaa ruokalistaa. Suunnitelmissa on jatkossa ottaa käyttöön myös JAMIX MENU -palveluun sisältyvä asiakaspalautekysely, kunhan keittiöt pääsevät tutuiksi ruokalistan julkaisun kanssa. 

Tietokantojen yhdistämisen ja käyttöönottoprojektin yhteydessä Omnia otti uutena ohjelmaominaisuutena käyttöön JAMIX CO2-laskurin. Se laskee automaattisesti CO2-arvot ohjelmassa oleville ruokaohjeille ja aterioille. Hiilijalanjäljen seuranta on osa arkea tuotantokeittiöillä ja kiinnostus aiheeseen on huomattu myös opiskelijoiden palautteista.

 

Järjestelmä tuo monia hyötyjä

JAMIX-järjestelmä on Omnialla selkeyttänyt ohjaavan esimiehen työtä, mikä on Tarjan mielestä suuri apu.  Ruokalistat luodaan kerralla tuotannonohjausjärjestelmään ja ruokaohjeiden muokkaus on helppoa. Sisällön tarkistaminen muun muassa ravintoarvojen ja allergeenien osalta onnistuu myös vaivattomasti, kun tieto on yhdessä paikassa. ”Ajallinen säästö on moninkertaista verrattuna entiseen. Onneksi varasimme myös resursseja tähän käyttöönoton yhteydessä”, Tarja kertoo.

 

Käyttöönottoon tukea JAMIXilta

Käyttöönottoprojektin alussa oli paljon mietittävää ja sisällön tuottamisen arviointia oman toiminnan kannalta. Muun muassa tehtyjä ruokaohjeita käytiin läpi ja ravintoarvoja päivitettiin.

JAMIX-koulutuksen hyödyntäminen oli Tarjan mielestä tärkeää ohjaavalle esimiehelle ja hänelle itselleen, jotta jalkauttaminen keittiöesimiehille oli helpompaa. JAMIX-tukipalvelut ja koulutus koettiin hyväksi ja käyttöönoton aikana pidettiin useita palavereita, edettiin pala kerrallaan.

Tarja kiittää JAMIXia asiakaslähtöisestä otteesta: ”On hyvin kuunneltu, mitä asiakas haluaa tai tarvitsee”.

Ilman tuotannonohjausta ei arki enää tänä päivänä pyöri keittiössä

Tulevaisuus keittiöillä ilman tuotannonohjausjärjestelmää? ”Ei kiitos”, sanoo Tarja.

Esimiehet ja henkilökunta sekä asiakkaat ovat olleet innossaan muun muassa JAMIX MENU -palvelun avulla julkaistusta sähköisestä ruokalistasta. Ruokalistat saadaan näkyviin infotauluihin ja muutoksista tiedottaminen toimii helposti, vastuu on kaikilla.

Monikielisyys ja kansainvälisyys niin keittiöllä kuin asiakkaissa haastaa ottamaan käyttöön uusia digitaalisia toimintamalleja ja -tapoja. Ruokaohjeet ja sisällön tuotanto ei ole enää vain papereilla ja tulosteilla. Omnian ruokapalveluissa ei nähdä enää arkea ilman tuotannonohjausta nyt ja tulevaisuudessa. Seuraavana suunnitelmissa on sähköisten ostotilausten hyödyntäminen suoraan JAMIX-ohjelmasta tavarantoimittajille.

 

Terveiset uudelle JAMIX-asiakkaalle

Tarjan terveiset uudelle JAMIX-käyttäjälle: Varaa aikaa itsellesi ja esimiehillesi, valitse vastuuhenkilöt. Rohkeasti liikkeelle, ohjelma on helppokäyttöinen ja antaa monia mahdollisuuksia oman sisällön tuottamiseen ja tiedon hyödyntämiseen. Priorisoi mitä osa-alueita haluat ratkaista arjessasi ensin. Ruokaohjeet, ruokalistat, varastotoiminnot, vai jotain muuta?

Tarja on huomannut, että kiinnostus ja innostus lisääntyy, kun kokemus ohjelman hyödyistä kasvaa. ”Jaa vastuuta, älä oleta olevasi valmis. Ylläpitoa ja yhteistyötä henkilökunnan ja JAMIXin kanssa muun muassa koulutuksen osalta koko ajan.”, Tarja kiteyttää.